Het klinkt misschien vreemd: een vergaderlocatie huren op een andere plek. Toch zie je het steeds vaker in Nederland. De reden? Het huren van een externe vergaderlocatie kent stiekem een groot aantal voordelen. Deze pluspunten gelden zowel voor de werkgever als voor de werknemers. Hierdoor overwegen steeds meer bedrijven om een vergaderlocatie te huren buiten hun eigen pand. Ben jij geïnteresseerd in de voordelen en wil je graag meer te weten komen over het huren van een vergaderlocatie? Hier ontdek je alle pluspunten van een externe vergaderlocatie.
Beter focus tijdens vergaderen
Door de vergadering op een andere locatie te houden, zal er een betere focus zijn bij de deelnemers. Dit fenomeen is eenvoudig te verklaren. Omdat je vergadert op een externe vergaderlocatie, zal de vergadering niet onderbroken worden door andere medewerkers. Er is dus geen sprake meer van onderbrekingen van andere werknemers met “even een snelle vraag”. Door te vergaderen op een externe vergaderlocatie, kunnen jullie ongestoord de geplande onderwerpen bespreken en doornemen. Hierdoor zal de focus hoger zijn en kan iedereen zich langer concentreren. Dit is echter niet de enige reden waarom de focus beter is op een andere locatie.
De focus zal tevens beter zijn op een externe locatie, omdat de nieuwe omgeving iedereen inspireert. Een nieuwe setting creëert bij elk mens prikkels. We gaan op een andere manier nadenken over dezelfde onderwerpen, omdat we door de nieuwe omgeving een nieuwe blik hebben gekregen. Een externe vergaderlocatie stimuleert de creativiteit van de deelnemers. Hierdoor zal het makkelijker zijn voor iedereen om zich te focussen op items die op de agenda staan. Bovendien kan een nieuwe, frisse kijk op al eerder behandelde onderwerpen leiden tot innovatieve oplossingen. Doordat de focus er beter is, zal de vergadering dus productiever zijn. Dat is op zichzelf natuurlijk ook een groot voordeel!
Vergaderlocatie voegt urgentie toe
Een ander groot voordeel van zo’n externe vergaderlocatie is het feit dat er direct een gevoel van belang wordt geassocieerd met de vergadering. Er heerst met andere woorden een hoger urgentiebesef bij de deelnemers als de vergadering plaatsvindt op een andere locatie. Dit heeft bijvoorbeeld als effect dat de collega’s op tijd aanwezig zullen zijn en zich goed zullen voorbereiden. Door dat urgentiebesef verloopt een vergadering op een externe locatie dus ook nog eens veel soepeler.
Nu je bekend bent met alle voordelen, is het tijd om zelf de overweging te maken. Is het huren van een externe locatie om te vergaderen ook een goed idee voor jouw bedrijf?